Aftrekbare kosten: alle do’s en don’ts

Kan een grafisch ontwerper bijvoorbeeld zijn software aftrekken? Of wat te denken van de kosten voor de kleding van een barmedewerker? En is er zoiets als te veel kosten maken? In deze blog zetten we alles voor je op een rijtje, zodat je nooit meer twijfelt over aftrekbare kosten. 

Meer kosten = minder belasting betalen? 

Absoluut! Aftrekbare beroepskosten verminderen je jaarlijkse omzet, waardoor je netto-inkomen lager uitvalt en je minder belasting betaalt. Maar wat zijn nu precies aftrekbare kosten? Om als aftrekbaar beschouwd te worden, moet een kostenpost voldoen aan deze drie criteria: 

• De kosten zijn strikt werkgerelateerd. 
• De kosten dragen bij aan de groei van je zaak. 
• Je kunt de uitgave aantonen met een bewijs (factuur, btw-bon, ontvangstbewijs, etc.). 

Veelvoorkomende valkuilen bij beroepskosten 

Er zijn talloze kosten die je kunt inbrengen, maar het kan soms lastig zijn om te bepalen wat precies aftrekbaar is. Hier zijn enkele valkuilen: 

Eten en drinken

Een lunch met een potentiële klant is aftrekbaar als je kunt aantonen dat het zakelijk van aard was. Documenteer dergelijke afspraken goed. Tijdens het weekend of niet, houd hoe dan ook een bonnetje bij of scan het in. Restaurantkosten zijn maar voor 69% aftrekbaar. Iets minder interessant dus dan andere kosten. 

Technologie

Kosten voor technologische hulpmiddelen die je voor je werk gebruikt, zoals laptops of software, zijn aftrekbaar. Gebruik je deze ook privé? Dan mag je slechts een deel van de kosten aftrekken, gebaseerd op het percentage zakelijk gebruik. 

Kantoorkosten, thuiswerk inbegrepen

Alle kosten die je maakt voor het inrichten van een kantoor zijn in principe aftrekbaar. Thuiswerkers kunnen kosten zoals meubilair, computers en zelfs koffie voor klanten aftrekken, afhankelijk van de verhouding van de kantooroppervlakte tot je woning. 

Auto's en laadpalen  

De fiscale regels voor voertuigen zijn veranderd. Vanaf 2023 werd de aftrekbaarheid van traditionele brandstofauto's afgebouwd. Overweeg om over te stappen op een elektrische auto of een elektrische fiets. 

Overige kosten 

Verschillende uitgaven zoals zakenreizen, marketingactiviteiten om je onderneming te promoten, betalingen aan onderaannemers, professionele opleidingen en coaching, en zelfs sociale bijdragen zijn aftrekbaar, mits ze direct bijdragen aan de groei van je bedrijf. 

Wat betreft kleding, is het een grijs gebied. Standaardberoepskleding zoals een advocatentoga of veiligheidsschoenen zijn doorgaans aftrekbaar. Echter, voor beroepen waar kleding een minder duidelijke zakelijke functie heeft, zoals bij professionele muzikanten, zijn podiumoutfits vaak niet aftrekbaar, tenzij je kunt bewijzen dat ze essentieel zijn voor je werk. 

Forfaitaire beroepskosten: Een overweging waard? 

Als zelfstandige kun je kiezen voor een forfaitaire kostenaftrek in de plaats van werkelijk gemaakte kosten. Je trekt een vast percentage van 30% af van je omzet dat maximum 5.000 euro mag bedragen. Het voordeel hiervan is dat je je bonnetjes en ander bewijsmateriaal niet meer hoeft te bewaren. Maar in de praktijk is dit enkel interessant wanneer:  

Je zelfstandige in bijberoep bent zonder veel kosten.  
Je zelfstandige bent met erg weinig kosten – niet meer dan 30% van je inkomsten (sociale lasten en aankoop van materiaal niet meegerekend). 
Houd je kosten het eerste jaar nauwkeurig bij en vergelijk dat dan met het forfait. 

Investeringsaftrek niet vergeten 

Naast de dagelijkse uitgaven zijn er ook grotere investeringen zoals nieuwe hardware of kantoormeubilair. Deze items zijn niet alleen cruciaal voor je bedrijfsvoering, maar bieden ook fiscale voordelen door afschrijvingen. Het is belangrijk dat je goed op de hoogte bent van de voorwaarden van deze aftrek, zodat je optimaal kunt profiteren van de belastingverlichting over meerdere jaren. 

Focus op kosten die echt bijdragen aan de groei van je onderneming. Het is essentieel om strategisch te denken over elke uitgave, om je netto-omzet te maximaliseren. 

Deze gids helpt je om een helder beeld te krijgen van welke kosten je kunt aftrekken en hoe je dit op een effectieve manier doet, zodat je financieel gezonder kunt ondernemen. Pak je uitgaven slim aan en zorg dat je elk fiscaal voordeel benut!